English (United Kingdom)Russian (CIS)

Сет Годин о нас



Get the Flash Player to see this player.

Сначала мышление



Get the Flash Player to see this player.

Зачем изучать ВАОП



Get the Flash Player to see this player.

Просто другие



Get the Flash Player to see this player.


Как разработать Должностную Инструкцию
Статьи - HRM / Персонал и оплата труда
Автор: Виктор Лобанов   
22.07.2009 14:49

В рамках данного учебного продукта управляющие овладевают навыками создания бизнес-моделей, выстраивания организации, создания организационных структур, оргдизайна, формирования полного портфеля управляющих регламентов компании с Положениями о подразделениях и Должностными инструкциями.

 

Некоторые материалы по данной тематике:



Организационное проектирование и развитие бизнеса

Должностная инструкция директора по развитию. Интервью наоборот

Положение о кредитовании покупателей

Должностная как она есть

 

 

Разработка, составление и использование должностных инструкций. Исследование на основе материалов Интернет.

 

 

Виктор Лобанов - независимый эксперт-аналитик Kinsmark Group, июль 2009 г.

 

Предлагаемый обзор появился благодаря намерению понять, находят ли рыночные реалии отражение в таком документе как должностная инструкция (ДИ), и если да, то каким образом.

 

Поиск по словосочетанию «разработка должностной инструкции» даёт большое количество ссылок на публикации интернет, которые можно разделить, с известной долей условности, разумеется, на несколько основных групп.

 

Документ

 

Первая группа материалов, ссылки на которые предлагают поисковики, состоит из статей, посвящённых структуре  и оформлению ДИ. Так, на www.ovf.ru опубликована статья Б. В. Бехтерева «12 правил составления должностной инструкции». В ней автор сетует, что «большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы». Бехтерев также обращает внимание на то, что большинство ДИ составляются исходя из нормального положения дел в организации. А ДИ оказывается особенно нужна как раз в те моменты, когда что-то происходит не так. Поэтому, считает автор статьи, в ДИ должен чётко описываться характер действий сотрудника в случае нештатной ситуации. Например, в каких ситуациях он может принимать решение сам. А в каких обязан немедленно доложить о случившемся на верхний уровень управления.

 

Материалы из рассматриваемой, первой, группы ссылок интернета подходят к ДИ с формально-юридических позиций, оставляя за рамками своего внимания содержательную часть документа. Так, доцент РГГУ П. В. Санкина в размещённой на сайте Института проблем предпринимательства (ИПП, www.ippnou.ru, 2004 г .) статье «Составление и оформление должностных инструкций» описывает подходы к ДИ c точки зрения принципов документоведения – где какая подпись должна стоять, какие падежи использовать и так далее.

 

Р. Д. Гутцарт (www.kapr.ru, 2002 г .) обращает внимание на то, что, благодаря изменению характера экономики, широкому распространению информатизации появляются новые специальности и новые типы структурных подразделений, но наличие даже большого количества типовых должностных инструкций в этой ситуации никак не помогает. Для таких новых структур и должностей ДИ приходится писать совершенно самостоятельно и практически с пустого места.

 

Н. К. Кисельцев (www.delo-press.ru, 2008 г .)  отмечает, со ссылкой на письма Роструда, что, хотя порядок составления ДИ не урегулирован действующим законодательством, основой для разработок конкретных ДИ должен быть «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих» (ЕКС).

 

В материалах на сайте ИПП за апрель 2005 года опубликовано интервью И. Б. Омельченко о выходе ЕКС в свет. Этот документ, разработанный ФГУП НИИ труда и социального страхования, начальником одного из отделов в котором является г-жа Омельченко, пришёл на смену Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённому постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года.

 

Разработку нового документа, ЕКС, Омельченко обосновала тем, что новое трудовое законодательство породило необходимость в корректировках тарифно-квалификационных характеристик.

 

Характеристики

 

Вторую группу материалов в интернете составляют публикации квалификационных требований к различным профессиям и примерных образцов должностных инструкций. Такие материалы можно найти, в частности, на сайтах журнала «Справочник кадровика» или www.zarabotu.ru.

 

Однако уже первый взгляд на материалы, которые предлагается рассматривать в качестве образцов для подражания, скорее настораживает, нежели побуждает следовать описанным примерам. Причина в том, что к описанию сфер профессиональной деятельности авторы размещаемых в интернете материалов подходят весьма формально.  Так, в списке профессий на www.zarabotu.ru

присутствует  «референт». Но референт – это всё же не профессия, а тип деятельности. Так же как и помещённые с ним по соседству в список «эксперт» или «стендист».

 

Тем более что объяснение сути «профессии» референта взято из словаря иностранных слов под редакцией И. В. Лёхина и проф. Ф. Н. Петрова, увидевшего свет в четвёртом издании в Москве в 1954 году. Правда, позже, в 1998 г ., одним коммерческим издательством словарь был переиздан. Но переиздан один в один, без редактирования и дополнений. Таким образом, предлагаемое в интернете объяснение понятия «референт» представляет собой копию с копии и опять-таки без указания на первоисточник. Что не свидетельствует в пользу тщательности подготовки материала для  сетевой публикации. Ну, а то, что в последние годы слово «референт» стало употребляться в непременной связке со словом «секретарь» - не более чем дань моде.

 

Мало чем отличаются от расшифровок из почтенного словаря иностранных слов и описания таких видов деятельности как «коммивояжер» и «маклер». Но сами эти слова уже редко встречаются в деловой практике и являются, скорее, литературными анахронизмами. Так стоит ли включать их в современный сетевой справочник одновременно с рекрутером, трейдером или экономистом? Тем более что в том же самом перечне присутствует «торговый представитель», занимающийся точно такой же работой как и коммивояжер.

 

Разумеется, это всё мелочи. Но в современной обстановке, при быстро происходящих переменах, в том числе в структуре профессий, надо ответственнее подходить к материалам, предлагаемых пользователям интернет в качестве методического подспорья.

 

Другие ресурсы, например www.fooder.ru и www.aup.ru, дают более развёрнутые описания должностей и профессий. В эти описания включены, как минимум, характеристика должностных обязанностей работника и требования к его знаниям и квалификации. Напомним, что эти описания предназначаются в качестве образчиков для использования при разработке реальных ДИ.

 

Объективности ради всё же следует признать, что рассматриваемые далее квалификационные требования к «рыночным» профессиям взяты из документа под названием «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»  Утверждённого постановлением Минтруда РФ 21 августа 1998 года № 37 (с изменениями, внесёнными Постановлением Минтруда РФ от 21 января 2000 года № 7, от 4 августа 2000 года № 57, от 20 апреля 2001 года № 35). Суть изменений сводится к добавлению в справочник квалификационных характеристик для аудитора, аукциониста,  брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и некоторых других  должностей работников. Формально данный документ сохранял свою силу до 30 марта 2004 года.

 

Но не нужно думать, что материал в интернете имеет давность в несколько лет и потому полностью утрачивает актуальность. Для пользователя интернет это своего рода информационные консервы, для него материал существует «здесь и сейчас». И в силу этого уже может влиять на принятие решений.

 

К тому же достаточно часто интернет-ресурсы публикуют повторы одних и тех же материалов, копируя их друг у друга. Копируя, разумеется, один к одному, без критического рассмотрения. Для материалов типа ДИ, призванных играть методическую роль, такая практика особенно досадна.

 

Итак, один из примеров. «Заведующая машинописным бюро» - эта профессия пребывала в числе формально актуальных, как минимум, до весны 2004 года. Цитируем: «(Завмашбюро) Принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками… Следит за состоянием пишущих машинок, …». Так и хочется предположить, что авторы данного должностного описания давно не заглядывали в календарь. Хотя мир оргтехники XXI века им, безусловно, вéдом.

 

Если отбросить явные анахронизмы, то, может быть, несомненно рыночные профессии будут представлены более обстоятельно?  Скажем, «агент рекламный». Не станем пока обращать внимание на то, что на деле его обязанности очень хорошо подходят под описание профессии торгового агента. Только продаёт он не пылесосы или книги, а услуги своего агентства.

 

В качестве одной из должностных обязанностей «агента рекламного», по версии интернета, указывается использование в рекламе ссылки на мнение престижного покупателя или потребителя. Но зачем придавать такой вес – «обязанность» - частному рекламному приёму, к тому же, как показывают недавние исследования, не слишком эффективному приёму. Кроме того отмечается, что «агент рекламный» «должен знать … перспективы отрасли, предприятия … производящих рекламируемую продукцию».  Да кто же ему это скажет? Во-первых, в отраслях и на предприятиях сами это хотели бы узнать. А во-вторых, если и знают, то никому не расскажут даже шепотом, опасаясь утечки коммерчески ценной информации.

 

Получается, что описание должностных обязанностей «агента рекламного», предлагаемое в интернете, напоминает скорее сборник цитат из учебника по азам рекламного дела. То есть оно сделано формально, фрагментарно и без учёта значимости разных форм рекламной работы.

 

Сходные упреки в умозрительности, поверхности и очевидной «школьности» могут быть высказаны в адрес изложения должностных обязанностей менеджера по рекламе. Оно имеется, в частности, на www.cpprd.ru.  Там считают, что одной из должностных обязанностей менеджера по рекламе является «выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления». Само по себе это правильно. Но неужели же это всё? Уж если принялись перечислять формы рекламы (далее по тексту, правда, имеется упоминание рекламной полиграфии), то не забудьте тогда указать в должностных обязанностях знание всех видов рекламоносителей, вплоть то оттисков логотипов и слоганов на обувных подмётках.

 

Должностные обязанности художника-конструктора (дизайнера) оказываются  ожидаемо многообразны. Он, например, «производит отбор  и анализ патентной и другой научно-технической литературы, необходимой на различных стадиях (этапах) художественного конструирования».  Дизайнер и патентная литература?

 

Помимо всего прочего, дизайнер должен подготавливать, «отзывы на рационализаторские предложения и изобретения, касающиеся разрабатываемых конструкций изделий… ». Продолжение этого предложения длинно и путано, но перед мысленным взором читателя так и возникает светлый образ соцсоревнования. А ведь дизайнер ещё и имеет, оказывается, четыре квалификационные категории – с нулевой по третью. Как вам, скажем, глянется К. Фаберже III-й категории?

 

Среди рассмотренных в рамках настоящего обзора ДИ есть и инструкция для  директора по маркетингу (www.fooder.ru). В разделе «Общие положения» данного документа указывается, что директор по маркетингу должен обладать аналитическими способностями, способностью к перспективному планированию, коммуникационными способностями. В принципе это верно. Но непонятно, как авторы образцовой ДИ намерены определить присутствие этих качеств у работника. Конечно, в ДИ отмечается, что у директора по маркетингу должен быть «стаж по специальности в области маркетинга не менее 3 лет». Но никаких реальных критериев профпригодности, вроде наличия портфолио выполненных маркетинговых проектов, в документе нет. Тогда зачем писать о таких сложно осязаемых вещах, как аналитические способности?

 

Директор по маркетингу должен знать «компьютерные технологии и операционные системы». Он что, ещё и системным администратором будет работать? Или инженером по ТБ? А иначе зачем в круг его обязанностей непременно входит знание «правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и пожарной защиты»?

 

Но это ещё не самые удивительные «белые нитки». Так, директор по продажам среди прочих прав имеет право «за счёт фирмы проходить диагностику и поликлиническое лечение, а также бесплатно питаться в установленное время» и «проходить обучение за счёт фирмы по дисциплинам, связанным с выполнением производственных (?!) обязанностей». А вот для директора по развитию, директора по маркетингу и даже для директора по коммерческим вопросам таких привилегий не предусматривается. Разумеется, авторы «образцовых» ДИ просто подошли к своей работе поверхностно и формально. А, может быть, их подвела тоска по эпохе обкомовских спецраспределителей. Так сказать, оговорочка по Фрейду.

 

Довольно примеров. Общий вывод о подходах к составлению ДИ, проявившихся в интернете, напрашивается следующий. В стремлении не отстать от потребностей времени авторы опубликованных в интернете ДИ-образцов просто взяли документы советского периода и быстренько их подправили. Либо добавляя отдельные пункты в ДИ, разработанные некогда для производственных предприятий плановой экономики. Либо компилируя ДИ по профессиям рыночной экономики из различных подручных источников. В результате получилась классическое «в огороде бузина, а в Киеве дядька».

 

Но, может, нечего было копья ломать? Жестко выстроенных советских организаций и предприятий уже нет, а рынок предполагает больше степеней организационной свободы? И не нужны эти ДИ совсем?

 

На www.e-xecutive.ru есть повествование об одной российской компании, в которую пришёл новый, зарубежный, собственник. Переведённые в ранг торговых представителей сотрудники прежнего отдела продаж в первый же день работы получили четырёхсотстраничный (!) том корпоративной документации. Сей фолиант включал в себя миссию, вúдение, стратегию, позиционирование, конкурентные преимущества, корпоративные принципы, правила трудового распорядка, процедуры управления персоналом, структуру управления, положения о подразделениях, должностные инструкции, описание бизнес-процессов и регламенты их применения, процедуры и форматы планирования деятельности, процедуры и форматы отчётности по переговорам, речевые модули, план по показателям, планы оперативной деятельности на ближайший период, инструкцию оператора для работы в ИС, планы вывода на рынок новых моделей, планы маркетинговой активности, положение о соблюдении коммерческой тайны, другие документы. К сему прилагалась ещё программа обучения на несколько недель и регламент аттестации по итогам обучения.

 

Забюрократизированность западных компаний уже много критиковалась. Но тем не менее рыночная свобода отнюдь не есть вольница. А ДИ для современного российского предприятия – нужный документ.

 

Правительство РФ пытается внести организующее начало в стихию регулирования трудовых отношений. Об этом говорит третья группа интернет-ссылок.

 

Министерство

 

Группа номер три представляет собой публикации различных официальных документов. На сайте «Российской газеты», публикатора принятых нормативно-правовых актов, 19 марта 2004 г . появляется Постановление Минтрудсоцразвития о порядке применения ЕКС. Согласно Постановлению ЕКС вступил с силу 30 марта 2005 года. В статье первой «Порядка применения …» сказано, что ЕКС предназначается для предприятий всех форм собственности. При этом должности группируются по видам экономической деятельности. А изложенные в ЕКС квалификационные требования должны составить основу конкретных ДИ конкретных работников. Относящиеся к применению ЕКС документы  имеются в частности в системе «Кодекс» (www.db.kodeks-em.ru).

 

К третьей группе ссылок относится большое число приказов и постановлений, касающихся действия определённых разделов ЕКС. Ради примера можно упомянуть недавнюю публикацию на сайте Министерства здравоохранения и социального развития РФ (www.minzdravsoc.ru) Приказа министерства №48 от 16 февраля 2009 г . по разделу ЕКС «Квалификационные характеристики должностей работников гидрометеорологической службы» и приложения к Приказу с этими самыми требованиями. Объем приложения составляет ни много, ни мало 107 страниц.

 

Отдельными приказами утверждались ЕКС для иных областей профессиональных деятельности. Например, для работников системы государственного материального резерва, для архитектуры и градостроительной деятельности и так далее. Эти факты позволяют допустить, что в ЕКС для отдельных профессий всякое лыко вставлено в надлежащую строку ещё в советские времена и сейчас лишь несколько подправлено.

 

Насколько позволяют судить рамки настоящего обзора, сам ЕКС в полном объеме в интернет недоступен или, по-крайней мере, труднодоступен. Хотя на некоторых интернет-магазинах предлагаются к продаже печатные издания этого документа.

 

Так что ощущения того, что  ЕКС качественно отличается в лучшую сторону от своих нормативных предшественников, не возникает.

 

Как быть?

 

Попробуем сделать некоторые осторожные выводы. Открытые интернет-материалы, относящиеся к составлению ДИ, не могут пока предложить полноценных примеров, опираясь на которые можно было бы достаточно просто и быстро составлять инструкции для работников предприятий рыночной экономики. Более или менее полезными могут стать пояснения по структуре и оформлению ДИ. Но придётся постараться, чтобы  наполнить эту структуру осмысленным содержанием.

 

В  несколько лучшем положении оказываются предприятия производственной сферы, поскольку для них образцовые  ДИ создавались уже достаточно давно. Такому предприятию, очевидно, проще будет опереться на образцы из ЕКС. Точно так же легче будет составлять ДИ для предприятия, у которого сформировалась более или менее определённая организационная структура. Можно даже сказать, что само существование разработанных ДИ обозначает достижение предприятием определённой стадии управленческой зрелости.

 

В любом случае, в реальной работе отношение к любым видам образцовых ДИ должно быть вдумчивым и даже осторожным.  В этом деле  простой путь – не лучший. Хотя бы потому, что нечёткость или, наоборот, формальная детализация должностных обязанностей работника может провоцировать внутриорганизационные конфликты. И мотивирующей роли уж точно не сыграет.

 

 

(с) Kinsmark.com При цитировании ссылка на правообладателя обязательна